Verfahrensdokumentation im digitalen Rechnungswesen

Aktuelles zu GoBD

Vor kurzem war eine Neufassung der GoBD zum 1.1.2020 in aller Munde. Es ging vorrangig um Änderungen wie mobiles Scannen von Belegen, Einbezug von Cloud-Systemen, Aufbewahrung einer Konvertierung, Änderungen in Verfahrensdokumentationen.

Das BMF hat zunächst diesen Entwurf auf der BMF-Homepage veröffentlicht, aber nun wieder unangekündigt von der Homepage entfernt. Der Grund dafür ist laut BMF weiterer Abstimmungsbedarf mit den Ländern. Da die neuen GoBD noch nicht im Bundessteuerblatt veröffentlicht waren, gelten die GoBD vom 14.11.2014 also weiter.

Eine neue, mit den Ländern abgestimmte GoBD Fassung ist noch nicht absehbar.

1. Rechtliche Rahmenbedingungen (HGB / Steuerrecht)
   • HGB und IDW-FAIT (1, 3, 5)
   • Die aktuellen GoBD – Anforderungen an das digitale Rechnungswesen
   • Die neuen GoBD vom 28.11.2019 – Anforderungen an das digitale Rechnungswesen
   • Besonderheiten:
     1. Vom Ersetzenden Scannen zum bildlichen Erfassen durch mobile Endgeräte - auch im Ausland
     2. Konvertierung von Daten und Cloud-Computing
     3. Verfahrensdokumentation
   • BMF-Schreiben vom 23.05.2016 zu § 153 AO (Enthaftung durch eine Verfahrensdokumentation)
   • Rechtliche Sanktionen
2. Dokumentation des Geschäftsvorfalls
   • Digitale Belege
   • Papierhafte Belege - Digitalisierung
     1. Ersetzendes vs. Informatives Scannen
     2. Verfahren der Digitalisierung
     3. Verfahrensdokumentation des Scanprozesses
     4. Vernichtung der Belege
     5. Originalrechnungen /-belege? Urkundsbeweis
   • Eigenbelege
   • Archivierungsverfahren
   • E-Invoicing und die Verfahrensdokumentation
     • Prozessanalyse
     • Aufbau- und Ablauforganisation
       1. Bestellung
       2. Rechnungsprüfung
       3. Rechnungsberichtigung
   • Outsourcing und Cloud Computing
   • Steuerrechtliche Verlagerung der Buchführung ins Ausland
   • Aufbewahrungspflichten
   • (Digitale) Prüfungsansätze der Finanzverwaltung bei einer Verfahrensdokumentation
     • Beschreibung der Prozesse
     • Versionierung
     • Kontrollnachweise u.a.:
       1. Mehrfachbelegerfassung
       2. Lückenanalyse
       3. USt-Id.Nr.-Prüfung
       4. Stammdatenpflege
       5. Berechtigungskonzepte
       6. Rechnungsprüfung
       7. Rechnungsberichtigung
       8. Warenwirtschaftssystem
       9. Cloud Computing
       10. Kassensysteme
3. Umsetzung in der Praxis (Praxisbericht eines Projektmanagers)
   • Erfahrungsbericht
   • Meilensteine
   • Projekt „Einführung einer Verfahrensdokumentation“